Tugas Kelompok 5
Disusun
oleh:
1. Afrika
Nur Dwiyana (29211497)
2. Herti
Diaana Tambunan (23211355)
3. Irene
Aulia Hermanto (23211676)
4. Muhammad
Handy (24211198)
5. Putri
Oktaviani (25211658)
6. Rendy
Agus .I (25211957)
7. Rizky
Ilahi (26211345)
8. Zaky Hazazi (27211724)
8. Zaky Hazazi (27211724)
9. Zsahra
Meizhella (27211735)
3EB15
Surat Menyurat
A. Pengertian
dan Fungsi Surat
Surat adalah
suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara
tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri,
maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun
perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan,
pemikiran, saran-saran dan sebagainya.
Fungsi Surat :
- Wakil pribadi, kelompok, atau
suatu organusasi untuk berhadapan dengan pribadi, kelompok atau organisasi
lain.
- Dasar atau pedoman untuk
bekerja, misalnya surat keputusan dan surat tugas.
- Buku tertulis yang otentik
hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum atau yuridis, misalnya
surat jual beli surat wakaf, atau pembagian warisan.
- Alat pengingat atau arsip jika
sewaktu- waktu diperlukan serta
- Dokumen historis yang memiliki
nilai kesejarahan, misalnya untuk menelusuri peristiwa penting masa lalu.
Jenis-jenis Surat
1. Berdasarkan Sifat Surat
Berdasarkan
sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :
a. Surat Pribadi
Surat
pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi
masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
b. Surat Dinas Pribadi
Surat
dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang
dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi,
perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
c. Surat Dinas Swasta
Surat
dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi
swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya
atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.
d. Surat Niaga
Surat
niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh
perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.
e. Surat Dinas Pemerintah
Surat
dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan
tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu
instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis,
alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas
perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat
instruksi Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi
atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan
perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan
penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam
resmi
5. Menggunakan cap atau stempel
instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu
2. Berdasarkan Wujud Surat
Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam
tujuh jenis, yaitu :
a. Surat Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang
dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum
Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah
ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas
yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang
dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.
c. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat
yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat
tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.
d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat
yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca
atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain,
melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.
e. Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat
komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak
resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan
,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara
pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam
lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
f. Telegram
Telegram adalah suatu alat
komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat
telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan
cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak
jauh.
g. Surat Biasa
Surat
biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca
oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat
pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.
3. Berdasarkan Keamanan Isinya.
Berdasarkan keamanan isinya, surat
dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
a. Surat Sangat Rahasia
Surat-surat
yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau
surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang
tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.
b.
Surat Rahasia
Surat-surat
yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila
jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi
tersebut.
c. Surat konfidensial
Surat-surat
yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang
lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh
kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut.
Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.
4. Berdasarkan
Proses Penyelesaiannya
Surat berdasarkan proses
penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a. Surat Sangat Segera atau
Surat Kilat
Surat
yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus
ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus
segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan
menyelesaikannya.
b.
Surat Segera
Surat
yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama
dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak
penerima.
c.
Surat Biasa
Surat-surat
yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat
tanggapan yang secepatnya dari penerima.
5.
Berdasarkan Dinas Pos
Surat berdasarkan pos dapat
digolongkan menjadi :
a.
Surat Biasa
Surat
yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang
isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat
ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan
demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya
tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup
murah.
b. Surat Kilat
Surat-surat
yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang
secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya,
ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.
c. Surat
Kilat Khusus
Surat-surat yang dibuat seseorang
yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan
dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .
d. Surat tercatat
Adalah surat yang dibuat oleh
seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan
diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan
penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama
dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan
ongkosnya atau prangkonya mahal.
B. Syarat-syarat
Surat Yang Baik
1. Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang
benar, yaitu :
·
penyusunan
letak bagian-bagian surat,
·
pengetikan
yang benar, jelas, bersih, dan rapi,
·
pemakaian
kertas yang sesuai ukuran : kuarto 21 x 29 cm, jenis : HVS untuk lembar asli
(sebaiknya kertas onion) dan kertas, tembus, (doorslag) untuk tembusan,
warna: putih HVS untuk lembar asli, kuning untuk kertas tembus perbal, biru
muda untuk kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat
rahasia.
2. Isi surat harus dinyatakan secara
ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi
surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan pengirim surat mendapatkan jawaban
secara tepat, seperti yang dikehendaki.
3. Bahasa yang digunakan hendaklah
bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Bahasa surat
resmi haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Selain ketiga
hal di atas, syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik
ialah :
1. memahami kedudukan masalah yang
dikemukakan;
2. memahami peraturan-peraturan yang
terkait dengan masalah itu;
3. mengetahui posisi dan bidang
tugasnya;
4. hal-hal yang terkait dengan
ketatausahaan.
C. Bahasa
Surat
1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah
dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat
yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
2. Benar
Benar disini berarti: isi dari
surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta
menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan
bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4.
Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti
penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang
efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan
tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6. Menarik
Menari disini bukan berarti harus
menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi,
kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang
dan dibaca.
D. Bagian-bagian
Surat
1) Kepala atau kop surat
Kepala surat umumnya mencantumkan
identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
a. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
a. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
b. Nama lembaga
c. Alamat lembaga
d. Nomor telepon, teleks, faximile.
2) Nomor surat
Surat resmi yang mewakili suatu organisasi,
lembaga atau perusahaan pada umumnya
menggunakan nomor dan kode tertentu.
Penomoran surat itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan
maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
b. Mengetahui
jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau
perusahaan
c.Memudahkan pengklasifikasian
surat berdasarkan isinya
d.Penunjukkan secara akurat sumber
dalam hubungan surat menyurat.
Secara umum rangkaian nomor surat
terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor urut
menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan
dengan angka Romawi dan tahun
ditulis utuh dan dapat ditulis dua angka belakangnya saja. Penempatan nomor
surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:
a) Diletakkan disebelah kiri atas
kertas untuk surat berperihal
b)Diletakkan dibawah judul untuk
surat berjudul
3) Tanggal penulisan surat
Cara penulisan tanggal untuk surat
pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan
penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan untuk kertas
berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena hal itu sudah
tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama
bulan dan tahun.
4) Lampiran yang disertakan
Pengiriman surat yang disertai
lampiran dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya dibawah nomor surat
disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah
ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.
5) Hal atau perihal
Hal atau perihal berfungsi untuk
memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal
sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus
diperhatikan :
a. Hal atau
perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul
surat berjudul
b. Hal ditulis
dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis
dengan huruf kecil
c. Pada akhir perihal tidak
menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat
6) Alamat tujuan
Alamat tujuan terdapat dalam dua
tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar
kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan
pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada
sampul.
7) Salam Pembuka
Salam pembuka berguna untuk menbuka
pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan
salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuk
surat-surat yang berisi berita.
8) Isi Surat
Sebagaimana karangan yang lain,
surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, bagian
inti, dan bagian penutup
a. Bagian
Pembuka
Bagian pembuka berguna sebagai
pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan
disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan
inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.
b. Bagian
Inti
Bagian inti surat adalah bagian
yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar, maksud
utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan
kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.
c. Bagian Penutup
Bagian penutup merupakan penegasan,
simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup
menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai.
Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara
berlebihan.
9) Salam Penutup
Salam penutup digunakan untuk
menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik
digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup.
Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.
10) Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Dalam korespondensi Indonesia,
penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu.
Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu didasarkan
atas kewenangannya dan jabatannya. Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan
kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda
tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan
penandatangannya.
11) Tembusan
Tembusan digunakan bila ada pihak
lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.
E. Contoh-contoh
Surat
Jakarta, 23 Juli 2009
Kepada Yth,
Pimpinan
PT PLN Persero Jakarta
di-
tempat
Dengan Hormat,
Saya
yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Dimas
Prayudha
Tempat/Tgl.
Lahir :
Jakarta / 24 April 1991
Agam : Islam
Pendidikan : S1
Alamat :
Jl.Bumi Indah No 6, Jakarta
HP : 081234567890
Maka dengan ini
saya mengajukan permohonan kepada Bapak/Ibu agar sudi kiranya menerima saya
sebagai salah seorang karyawan pada perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.
Sebagai bahan
pertimbangan Bapak/Ibu, bersama ini turut saya lampirkan kelengkapan
administrasi sebagai berikut:
1.
Surat permohonan
2.
Foto copy Nem dan Ijazah terakhir
3.
Foto copy KTP
4.
Pas photo 3 x 4
5.
Sertifikat
Demikianlah
permohonan ini saya sampaikan dengan harapan semoga terkabul hendaknya. Atas
perhatian yang Bapak/Ibu berikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(Dimas
Prayudha , ST.)
Sumber:
